CHAPTER

3­1. Directly.  Higher levels of control risk induce auditors to audit larger samples of 
receivables,  with  confirmation  date  closer  to  the  fiscal  year  end  date.    As  for 
nature  of  the  procedures:    higher  levels  of  control  risk  induce  auditors  to  use 
positive  confirmations  instead  of  negative  confirmations,  and  to  consider 
vouching subsequent payments by the customers.

3­2. The features of a cash receipts internal control system which would be expected to 
prevent  an 
employee  AUDIT OF THE REVENUE AND COLLECTION 
from  CYCLE: TESTS OF CONTROLS AND 
SUBSTANTIVE TESTS OF TRANSACTIONS
absconding  with  company  funds  and  covering  with  funds  from  the  employee 
pension fund is the prohibition against one employee having custody of company 
funds  and  noncompany  funds.    The  auditor  can  detect  such  transfers  by 
controlling and counting both funds simultaneously.

To prevent the cash receipts journal and recorded cash sales from reflecting more 
than  the  amount  shown  on  the  daily  deposit  slip,  the  internal  control  system 
should  provide  that  receipts  be  recorded  daily  and  intact.    A  careful  bank 
reconciliation by an independent person could detect such errors.

3­3. A  strength  is  defined  as  a  control  procedure  that  can  detect,  prevent  or  correct 
errors in a timely matter from entering into the accounting records that form the 
basis of financial statements.  A weakness is the lack of a control procedure where 
the auditor thinks one should exist.

Weaknesses  are  not  subject  to  test  of  controls  auditing  because  no  reliance  is 
placed on a weakness.  Strengths must be audited because the review phase only 
describes apparent strengths that may not actually exist.

3­4. The evaluation after the review phase was to determine which controls appeared 
adequate  as  a  basis  for  justifying  a  low  control  risk  assessment.    The  final 
assessment  after  test  of  controls  auditing  is  to  determine  if  the  controls  are 
actually operating as well as they appeared to be.
 3­2     Solutions Manual to Accompany Applied Auditing, 2062 Edition

3­5. a. An order entry department generally receives customers’ requests to purchase 
merchandise  either  by  telephone  or  in  the  form  of  a  written  purchase  order 
from the customer.  A purchase order is a legal offer to purchase goods under 
the terms specified.  In some entities, on receipt of an order, the order entry 
department  generally  prepares  a  sales  order.    The  sales  order  is  the  first 
document  prepared  by  the  merchandiser  in  the  sales  and  collections  cycle, 
and  it  should  be  prenumbered  to  facilitate  control  over  processing 
transactions.    A  copy  of  the  sales  order,  acknowledging  that  the  order  has 
been received and is being processed, may be mailed to the customer.  Four 
copies  of  the  sales  order  are  sent  to  the  credit  department,  which  either 
approves  or  denies  credit  and  returns  a  copy  of  the  sales  order  to  the  order 
entry  department.    The  credit  department  then  sends  a  copy  bearing  credit 
approval (assuming it is granted) to the warehouse, the shipping department, 
and the billing department.  The sales order bearing credit approval serves as 
authorization to warehouse personnel to release goods to shipping.  Shipping 
personnel verify that the quantity and description of goods received from the 
warehouse  match  the  copy  of  the  sales  order  received  directly  from  order 
entry.  Billing matches the customer order, the sales order, and the shipping 
document before recording the sale.

In some entities, when an order is received, the purchase order is sent to the 
credit department for approval.  The credit department’s decision is returned 
to the order entry department.  When the credit department has approved the 
sale,  a  multipart  sales  invoice  is  prepared.    One  copy  serves  as  a  shipping 
order,  another  as  the  bill  of  lading,  and  another  is  sent  to  billing.    The  sale, 
however, is not recorded (entered in the sales journal) until the bill of lading 
is received by billing.

b. Before goods are shipped, the customer’s credit must be approved.  The credit 
department maintains a list of unauthorized customers and their credit limits, 
which an employee must review to determine whether to accept an order.  A 
credit  department  employee  signs  a  copy  of  the  sales  order  authorizing  the 
credit sale.  When an order is received from a prospective customer not on the 
list  or  when  a  customer  has  exceeded  the  authorized  credit  limit,  the  credit 
department generally conducts a credit investigation and makes a decision to 
accept  or  reject  the  order.    When  the  order  is  accepted,  a  copy  of  the  sales 
order is sent to the warehouse and a copy is retained in the credit department.

c. On the basis of the sales order approved by the credit department, warehouse 
personnel  issue  goods  to  the  shipping  department.    The  accounting 
department, rather than warehouse personnel, maintains perpetual records for 
the inventory.

d. The shipping department verifies that the goods received from the warehouse 
to  be  shipped  agree  with  the  quantity  and  description  of  goods  on  the  sales 
order.    The  shipping  department  then  packs  the  merchandise,  arranges 
Audit of the Revenue and Collection Cycle:  Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions    3­3

transportation  with  a  common  carrier,  and  prepares  a  shipping  document.   

The  shipping  document  is  a  multicopy  document  that  lists  the  items,  gives 
instructions to the common carrier as to whom and to what the address to ship 
the  merchandise,  and  may  serve  as  a  packing  slip  for  the  merchandise.   
Copies of the shipping document are given to the carrier, and copies are sent 
to  the  billing  department.    Sometimes  entities  use  a  bill  of  lading  as  a 
shipping  document;  it  may  include  a  general  description  of  the  goods  and  a 
quantity or number of pounds.

e. Billing  involves  notifying  the  customer  (by  means  of  an  invoice)  of  the 
amount  due  for  the  goods  or  services  delivered.    The  billing  function  is 
typically performed by a section of the accounting department and should be 
independent of sales executives.  Billing personnel should (1) account for the 
sequence of shipping documents to determine that all shipments are billed, (2) 
compare the details included on the sales order with the shipping documents 
to  serve  as  an  independent  check  on  shipping,  (3)  prepare  the  sales  invoice 
from data on the shipping document and sales order, (4) price the invoice by 
reference  to  an  authorized  price  list  obtained  from  the  sales  department,  (5) 
extend and foot the invoices, and (6) account for the sequence of sales orders 
and shipping documents to ensure that all sales are recorded.

Some  entities  prepare  a  turnaround  document  simultaneously  with  the  sales 

invoice.    A  turnaround  document  is  a  form  the  customer  mails  back  to  the 
merchandiser, along with payment of the invoice that facilitates handling and 
processing  of  cash  receipts.    It  contains  information,  such  as  the  customer’s 
name and account number, and a place to indicate the amount of the payment.

Prior to mailing, each invoice should be reviewed by a person not involved in 
its preparation.  The review should cover the propriety and accuracy of prices, 
extensions,  footings,  credit  terms,  and  freight  charges.    The  billing 
department should develop a total of sales invoices and submit it directly to 
the clerk responsible for maintaining the accounts receivable control account.  
The accounts receivable subsidiary ledger clerk or data processing department 
prepares  the  sales  journal  and  posts  debits  to  individual  accounts  in  the 
accounts  receivable  subsidiary  ledger.    Subsequent  reconciliation  of  the 
accounts  receivable  subsidiary  ledger  to  the  accounts  receivable  control 
account  is  an  important  aspect  of  internal  control.    Shipping  documents  are 
used  by  accounting  to  update  perpetual  inventory  records  when  they  are 
maintained.

f. One  of  the  best  controls  over  cash  receipts  is  a  lockbox  system  in  which 
customers  mail  their  remittances  to  a  post  office  box  controlled  by  a  bank.   
The bank’s bonded employees obtain the mail from the post office box, make 
a listing of the amount by customer, mail the remittance advices and a copy of 
the  list  to  the  business,  and  deposit  the  cash.    When  mail  containing 
remittances comes directly to the entity, the first step in the control process is 
 3­4     Solutions Manual to Accompany Applied Auditing, 2062 Edition

to obtain a listing of the cash and checks.  This listing is generally prepared 
by a receptionist or a mailroom employee designated to open mail.  However, 
the person should have a high level of integrity and not be otherwise involved 
in  handling  cash  or  maintaining  accounts  receivable  records.    The  listing  of 
cash receipts, referred to as a prelisting, serves to establish control over cash 
receipts.  Remittance advices are prepared if necessary, and when the listing 
has been prepared, the cash and remittance advices are separated.  The cash is 
given  to  the  cashier  to  prepare  the  bank  deposit,  and  the  remittance  advices 
are  given  to  the  accounts  receivable  clerk  for  preparing  the  cash  receipts 
journal  and  updating  the  accounts  receivable  subsidiary  records.    The 
employee  preparing  the  prelisting  also  develops  a  total  of  cash  receipts  to 
send directly to the accounting department supervisor, who maintains control 
over the general ledger accounts.

g. A  business  issues  a  credit  memo  when  a  customer  returns  merchandise  or 

when a price adjustment is allowed.  Credit memo authorizations should bear 
the signature of an employee with authority to issue a credit memo and should 
be  based  on  a  receiving  report  when  merchandise  has  been  returned,  or  on 
correspondence between the sales department and the customer when a price 
adjustment has been authorized.

h. The allowance for uncollectible accounts expense is the result of an adjusting 
entry, which should be approved by the controller or chief accountant.  Any 
entries  recording  uncollectible  accounts  expense  should  bear  the  written 
authorization of the controller.

i. After exhausting all reasonable efforts to collect accounts, businesses should 
write  off  accounts  judged  to  be  uncollectible.    Frequently,  accounts  are 
written  off  after  the  customer  declares  bankruptcy.    Accounts  written  off 
should  be  transferred  to  a  separate  control  account,  and  statements  should 
continue to be sent to those debtors in an effort to collect the account.

3­6. a. A  merchandiser  prepares  a  shipping  document  that  includes  the  name  and 
address  of  the  customer  and  a  description  of  the  goods.    The  document  is  a 
contract between the seller and the carrier and is signed by the carrier when it 
accepts  the  goods.    Businesses  often  use  a  bill  of  lading  as  a  shipping 
document.  The document may be a copy of the invoice or a delivery ticket.  

The  signature  of  the  carrier  on  the  shipping  document  provides  externally 
created  evidence  that  a  sale  has  occurred.    Accounting  for  the  numerical 
sequence determines that all shipments are recorded as sales.

b. A customer attaches a remittance advice to a check in payment of an invoice.  
The  document  may  be  a  turnaround  document,  a  part  of  a  check,  or  a 
statement  identifying  the  invoices  being  paid.    Remittance  advices  facilitate 
recording cash receipts.  If a customer does not return a remittance advice, the 
 Audit of the Revenue and Collection Cycle:  Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions    3­5

employee  opening  the  mail  usually  prepares  one.    A  remittance  advice 

indicates the date and amount of payment and the invoices paid.  Remittance 
advices are separated from cash and given to the accounts receivable clerk for 
posting to accounts receivable.

c. Uncollectible  account  forms  authorize  an  accounting  clerk  to  write  off  an 
account receivable as an uncollectible account.  The form provides permanent 
written evidence that authorization was made for writing off an account.

3­7. Managers  may  experience  pressure  to  show  high  profits  and  may  inflate  sales 
because  of  the  pressure  to  meet  target  profits  established  by  senior  managers,  to 
obtain  bonuses,  to  retain  the  respect  of  senior  managers,  or  even  to  retain  their 
jobs.

3­8. Until a record of cash received has been made, removing cash is one of the easiest 
forms of fraud to commit and among the hardest to detect because records do not 
reflect what has occurred.

3­9. Answers will vary.  Three possible examples are the following:
 A cashier in a retail establishment who does not ring up a transaction on the 
cash  register  can  generally  take  the  cash  without  detection.    Ringing  up  the 
transaction adds the receipt to the total cash receipts, which can be compared 
to the cash on hand.
 An  employee  who  has  access  to  cash  receipts  and  maintains  accounts 
receivable  records  can  record  a  sale  at  an  amount  lower  than  the  invoice 
amount.  When the customer pays, the employee takes the difference between 
the invoice and the amount recorded as a receivable.
 An  employee  who  makes  the  cash  deposit  and  also  prepares  the  bank 
reconciliation can withhold cash and hide the shortage by overstating deposits 
in transit on the bank statement, underfooting the list of outstanding checks, 
or  omitting  outstanding  checks  from  the  outstanding  check  list.    Routinely 
testing bank reconciliations should uncover this form of fraud.

3­10. Auditors are not required to perform tests of controls.  However, when a client has 
effective internal control, performing tests of controls is cost effective because it 
may provide a basis for the auditor to assess control risk at less than maximum.  
Assigning a reduced level of risk to control risk reduces the amount of substantive 
testing the auditor must perform.  Substantive tests are more expensive to perform 
than tests of controls.  Hence, auditors perform tests of controls when they believe 
it  will  enable  them  to  reduce  the  amount  of  substantive  testing.    Also,  auditors 
may perform much of the testing of controls before year end, thus spreading the 
audit work.

3­11. Adjustments  to  sales  include  cash  discounts,  sales  allowances  or  reductions  in 
price,  returns  of  merchandise,  volume  rebates,  corrections  of  billing  errors,  and 
write­offs of uncollectible accounts.  The greatest concern from a control point of 
 3­6     Solutions Manual to Accompany Applied Auditing, 2062 Edition

view  is  that  one  of  these  types  of  transactions  will  be  recorded  to  cover  a 
misappropriation of cash receipts.

3­12. The following potential misstatements could arise:
 Fictitious  cash  receipts  may  be  recorded,  or  cash  receipts  may  be 
misappropriated.
 Cash may be misappropriated and lapping may occur.
 Bank reconciliations may cover shortages.
 Credits posted to customers’ accounts may be overstated or understated.
 Entries may be made to the wrong accounts.

3­13. Auditors’  primary  concern  with  regard  to  uncollectible  accounts  is  that  accounts 
written  off  have  actually  become  uncollectible,  rather  than  being  written  off  to 
cover  a  misappropriation.    To  prevent  accounts  from  being  written  off  to  cover 
misappropriations,  any  account  written  off  must  be  authorized  by  a  responsible 
official  not  involved  in  the  granting  of  credit.    The  auditor  usually  tests  the 
effectiveness  of  this  control  by  examining  the  approvals  of  accounts  written  off.   
For  a  sample  of  accounts  written  off,  the  auditor  generally  examines 
correspondence  indicating  that  efforts  were  made  to  collect  the  account  and  that 
the account is uncollectible.  Sometimes the auditor examines credit reports on the 
accounts.    The  auditor  should  trace  a  sample  of  the  entries  to  the  accounts 
receivable accounts.

3­14. 1. (c)  Mailing monthly statements to customers with outstanding accounts will 
detect  invoices  posted  to  the  wrong  accounts.    Customers  whose  accounts 
were misposted for goods not ordered will contest the statements.

2. (g)  Each shipping document should have a corresponding invoice when the 
goods are shipped.  The appropriate direction of testing is from the shipping 
documents to the sales invoices.

3. (f)    Daily  sales  summaries  are  from  the  book  of  original  entry  –  the  sales 
journal.    Comparing  the  summaries  with  the  total  of  invoices  will  detect 
failure to record all invoices.

4. (k)    Comparing  control  total  amounts  posted  to  the  accounts  receivable 
(subsidiary)  ledger  with  the  control  total  of  all  invoices  for  the  same  period 
should detect invoices not posted.

5. (i)  Credit approval should be received before sales are made.  Thus, shipping 
to customers on an approved list should reduce the risk of sales to customers 
with unsatisfactory credit.
 Audit of the Revenue and Collection Cycle:  Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions    3­7

6. (b)    An  approved  sales  order  should  be  presented  to  the  storekeeper  before 
release  of  goods  from  the  warehouse  to  prevent  goods  from  being  removed 
for unauthorized orders.

7. (d)    Requiring  shipping  clerks  to  compare  the  amounts  and  types  of  goods 
received  from  the  warehouse  with  approved  sales  orders  ensures  that  goods 
shipped agree with those ordered by customers.

8. (l)  Comparing sales invoices with shipping documents will ensure that each 
invoice is supported by a shipment.  Fictitious sales – i.e., those for which no 
shipment was made – should be detected.

9. (p)  The total receipts credited to customer accounts in the subsidiary ledger 
should  equal  the  total  receipts  deposited,  given  that  daily  receipts  are 
deposited intact.

10. (c)    Checks  misappropriated  (stolen)  prior  to  forwarding  to  the  cashier  will 
not  be  posted  to  customer  accounts  (assuming  that  the  remittance  advices 
were stolen as well).  Thus, customers will complain when their payments fail 
to be reflected in the balances on the monthly statements.

11. (c)  Mailing monthly statements to customers with outstanding accounts will 
detect  receipts  posted  to  the  wrong  accounts.    Customers  whose  accounts 
were misposted will contest the statements.

12. (p)  If more than one customer account is credited for the same cash receipt, 
the error will be detected when the total of the amounts posted to the accounts 
receivable ledger is compared with the total cash receipts.

13. (s)  The bank reconciliation will detect errors in recording cash receipts (and 
disbursements).  The balance in the ledger will not reconcile with the amount 
in the bank statement.

14. (p)  If the checks are misappropriated (stolen) prior to deposit, the total of the 
amounts  posted  to  the  accounts  receivable  ledger  will  be  greater  than  the 
validated bank deposit slip.

15. (n)  Invalid sales returns are prevented by requiring approval of returns by the 
sales department supervisor.

3­15. 1) e   2) a 3) c 4) f

3­16. 1) d   2) a 3) c 4) b

3­17. 1) a  2) a 3) d 4) d
 3­8     Solutions Manual to Accompany Applied Auditing, 2062 Edition

3­18. 1) b  2) b 3) c 4) b

3­19. 1) b  2) a 3) c

3­21. 1. a. Accounting  for  shipping  documents  to  determine  that  all  shipments  are 
billed.
b. Observe  procedure  and,  for  a  sample  of  shipping  documents,  examine 
sales invoices.
c. Completeness

2. a. Prelisting of cash receipts and cash register procedures are monitored.
b. Compare deposit to cash register total and prelisting.
c. Completeness

3. a. A  monthly  statement  should  be  mailed  to  customers  by  someone  not 
involved in handling accounts receivable or cash.
b. Observe procedure and examine follow­up files.
c. Existence or occurrence.

4. a. For  goods  shipped,  goods  should  be  counted  and  descriptions  and 
quantities  should  be  compared  to  quantities  and  descriptions  on  sales 
orders and shipping documents prior to shipping.
b. Observe  procedure.    For  a  sample,  examine  signature  on  documents 
evidencing performance.
c. Rights and obligations.

5. a. Accounting for all sales invoice numbers to ensure that all are recorded.
b. Observe  procedure.    For  a  sequence  of  invoices,  account  for  the 
numerical sequence. 
c. Completeness

6. a. Shipping documents should be accounted for to determine that all items 
shipped are billed.
b. Observe  procedures.    Examine  invoices  for  a  sample  of  shipping 
documents. 
c. Completeness

7. a. For  goods  shipped,  goods  should  be  counted  and  descriptions  and 
quantities  should  be  compared  to  quantities  and  descriptions  on  sales 
orders and shipping documents prior to shipping.
b. Observe  procedure.    For  a  sample,  examine  signature  on  documents 
evidencing performance.
c. Rights and obligations

8. a. Prenumbered  sales  invoices  should  be  used  and  accounted  for  to 
determine that all sales are recorded (in the proper period).
 Audit of the Revenue and Collection Cycle:  Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions    3­9

b. Observe procedure.  Examine entries for a sequence of sales invoices in 
sales journal.
c. Completeness

3­22. 1. a. Existence, completeness 
b. Cash may be misappropriated or lapping may occur.
c. Observe  separation  of  duties  and  inquire  of  personnel  about  their 
responsibilities.

2. a. Existence, completeness
b. Fictitious  cash  receipts  may  be  recorded  or  cash  receipts  may  be 
misappropriated.
c. Observe  whether  a  prelisting  is  prepared  and  inquire  of  preparer  about 
the procedures followed.

3. a. Existence, completeness
b. Cash may be unrecorded or misappropriated.
c. Observe  the  procedure  and  inquire  of  personnel  who  perform  the 
procedure.

4. a. Existence
b. Bank reconciliations may hide shortages.
c. Examine bank reconciliations and determine that preparer does not have 
conflicting interests.

5. a. Valuation
b. A customer may take a larger discount than appropriate.
c. For a sample of entries in the cash receipts journal, examine remittance 
advices for approval of discounts taken.

6. a. Existence
b. A validated deposit ticket is obtained for daily deposits and compared to 
the cash receipts summary.
c. For a sample of entries in the cash receipts journal, reconcile the total to 
validated deposit tickets.

3­23.
Weakness Recommended Improvement
1. There  is  no  segregation  of  duties  One  clerk  (hereafter  referred  to  as  the 
between  persons  responsible  for  collection  clerk)  should  collect 
collecting  admission  fees  and  admission  fees  and  issue  prenumbered 
persons responsible for authorizing  tickets.    The  other  clerk  (hereafter 
admission. referred  to  as  the  admission  clerk) 
should  authorize  admission  on  receipt 
of the ticket or proof of membership.
 3­10     Solutions Manual to Accompany Applied Auditing, 2062 Edition

2. An  independent  count  of  paying  The  admission  clerk  should  retain  a 
patrons is not made. portion  of  the  prenumbered  admission 
ticket (admission ticket stub).

3. There  is  no  proof  of  accuracy  of  The  treasurer  should  reconcile  the 
amounts collected by the clerks. admission  ticket  stubs  with  cash 
collected  by  the  collection  clerk  each 
day.
4. Cash  receipts  records  are  not  Cash  collections  should  be  recorded 
promptly prepared. daily  by  the  collection  clerk  on  a 
permanent record that will serve as the 
first record of accountability.
5. Cash  receipts  are  not  promptly  Cash should not be left undeposited for 
deposited. a  week.    Cash  should  be  deposited  at 
least once each day.
6. There  is  no  proof  of  accuracy  of  Authenticated  deposit  slips  should  be 
amounts deposited. compared  with  daily  cash  collection 
records.    Discrepancies  should  be 
promptly investigated and resolved.  In 
addition,  the  treasurer  should  establish 
a  policy  that  includes  performing 
analytical  procedures  to  cash 
collections.
7. There  is  no  record  of  the  internal  The  treasurer  should  issue  a  signed 
accountability for cash. receipt  for  all  proceeds  received  from 
the  collection  clerk.    These  receipts 
should  be  maintained  and  should  be 
periodically  checked  against  cash 
collection and deposit records.

3­24. The Code of Professional Conduct does not prohibit a member of the audit team 
from  taking  advantage  of  discounts  when  purchasing  goods  from  clients.   
However, auditors may follow standards that are more restrictive than the Code of 
Ethics.  The purpose of this exercise is for students to consider the possibility of 
such  a  discount’s  affecting  the  auditor’s  independence.    Some  auditors  would 
decide  that  independence  is  lost  if  the  discount  was  equivalent  to  the  discount 
given employees.  Students should also appreciate that auditors do not necessarily 
agree  on  acceptable  behavior  in  this  situation.    Some  CPA  firms  impose 
restrictions on employees regarding this matter.

3­25. a. Based on the information given, Honey can use the computer to
 text extensions and footings of computerized sales records that serve as a 
basis for the preparation of the invoices and sales journal.
Audit of the Revenue and Collection Cycle:  Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions    3­11

 verify  the  mathematical  accuracy  of  posting  from  the  sales  journal  to 
appropriate ledger accounts.
 determine that all sales invoices and other related documents have been 
accounted  for  (for  example,  by  accounting  for  the  integrity  of  the 
numerical sequence).
 select  sales  transactions  for  review  (based  on  predetermined  criteria) 
through  a  review  of  the  sales  journal  or  the  accounts  receivable 
subsidiary ledger.
 print  a  working  paper  that  lists  each  item  selected,  with  relevant  data 
inserted in applicable columns.
 select all debits posted to the sales account and all postings to the sales 
account from a source other than the sales journal.
 perform analytical procedures on recorded sales by use of predetermined 
criteria (percentage relationship, gross margin, trends, and so forth) on a 
periodic or annual basis.
 compare duplicate data maintained in separate files for corrections.  For 
example,  the  computer  may  be  used  to  compare  the  client’s  records  of 
quantities sold with the client’s records of quantities shipped.
 examine  records  for  quality  (completeness,  consistency,  and  so  forth).   
The quality of visible records is readily apparent to the auditor.  Sloppy 
recordkeeping  and  lack  of  completeness  are  observed  by  the  auditor  in 
the normal course of the audit.  If machine­readable records are evaluated 
manually, a complete printout is needed to examine their quality.  Honey 
may choose to use the computer to examine these records for quality.

b. In addition to the procedures outlined above, Honey should
 trace postings from the sales journal to invoice copies.
 trace data from sales invoices to the sales journal.
 compare  dates  of  recorded  sales  transactions  with  dates  on  shipping 
records.
 determine  that  all  shipping  documents  have  been  accounted  for  (for 
example, by accounting for the integrity of the numerical sequence).
 examine  documents  for  appropriate  approval  (for  example,  granting  of 
credit, shipment of goods, and determination of price and billing).
 determine  the  extent  and  nature  of  business  transacted  with  major 
customers  (for  indications  of  previously  undisclosed  relationships  – 
related  parties  –  and  for  determination  of  applicability  of  disclosure 
requirements required by generally accepted accounting principles).
 verify the sales cutoff at the beginning and end of the period to determine 
whether recorded sales represent revenues of the period.
 test pricing of comparing invoice to daily price list.
 3­12     Solutions Manual to Accompany Applied Auditing, 2062 Edition

3­26.
a. b. c.  &  d.
TYPE OF EVIDENCE TYPE OF TEST OBJECTIVE

1. Documentation (1)Test of control Existing sales transactions 

are recorded (completeness)

2.   Inquiry (4)Test of details of  Sales transactions are 

balances recorded in the proper period

3.   Mechanical accuracy (4)Test of details of  Accounts receivable are 

balances mechanically accurate

4.   Observation (4)Test of control Accounts receivable are 

mechanically accurate

3­27. Alpha  Drug  Store,  Inc.,  Processing  Cash  Collections:    Internal  Control 
Questionnaire – The following questions should be listed:
 Are  customers  who  pay  by  check  identified  via  store  identification  card  or 
other means?
 Does  company  policy  prohibit  accepting  checks  for  anything  except 
merchandise sales plus a nominal cash amount?
 Is a receipt produced by the cash register given to each customer?
 Is the reading of each cash register taken periodically by an employee who is 
independent of the handling of cash receipts?
 Are cash counts made on a surprise basis by an individual who is independent 
of the handling of cash receipts?
 Is the reading of each cash register regularly compared to the cash received?
 Is a summary listing of cash register readings prepared by an employee who 
is independent of the physical handling of cash receipts?
 Are  receipts  forwarded  to  an  independent  employee  who  makes  the  bank 
deposits?
 Are each day’s receipts deposited intact daily?
 Is  the  summary  listing  of  cash  register  receipts  reconciled  to  the  duplicate 
deposit slips authenticated by the bank?
 Are entries to the cash receipts journal prepared from duplicate deposit slips 
or the summary listing of cash register readings?
 Are  entries  to  the  cash  receipts  journal  compared  to  the  deposits  per  bank 
statement?
 Are areas involving the physical handling of cash reasonably safeguarded?
 Are employees who handle receipts bonded?
 Audit of the Revenue and Collection Cycle:  Tests of Controls and Substantive Tests of Transactions    3­13

3­28. 1. a. Existence 
b. Cash may be misappropriated or lapping may occur.
c. Observe  separation  of  duties  and  inquire  of  personnel  about  their 
responsibilities.
d. For  selected  days,  trace  entries  in  the  cash  receipts  journal  to  validated 
deposit  ticket,  prelisting  of  cash  receipts,  and  posting  to  accounts 
receivable.

2. a. Existence
b. Fictitious  cash  receipts  may  be  recorded  or  cash  receipts  may  be 
misappropriated.
c. Observe  whether  a  prelisting  is  prepared  and  inquire  of  preparer  about 
the procedures followed.
d. For a sample of entries in the cash receipts journal, trace to the prelisting 
of cash receipts. 

3. a. Completeness
b. Cash may be unrecorded or misappropriated.
c. Observe  the  procedure  and  inquire  of  personnel  who  perform  the 
procedure.
d. For a sample of entries in the cash receipts journal, compare prelisting to 
the deposit ticket.

4. a. Existence
b. Bank reconciliations may hide shortages.
c. Examine  bank  reconciliations  and  determine  that  the  preparer  does  not 
have conflicting interests.
d. Test bank reconciliations.

5. a. Valuation
b. A customer may take a larger discount than appropriate.
c. For a sample of entries in the cash receipts journal, examine remittance 
advices for approval of discounts taken.
d. For a sample of entries in the cash receipts journal, examine remittance 
advices and verify that discount taken was appropriate.

6. a. Existence
b. The cashier may misappropriate a portion of the cash receipts.
c. For a sample of entries in the cash receipts journal, reconcile the total to 
validated deposit tickets.
d. For a sample of entries in the cash receipts journal, examine remittance 
advices.