Insights from Getting Things Done by David Allen        

“Reflect for a moment on what it actually might be like if your personal management situation were totally 
under control, at all levels and at all times. What if you had completely clear mental space, with nothing pulling 
or pushing on you unproductively? What if you could dedicate fully 100 percent of your attention to whatever 
was at hand, at your own choosing, with no distraction?” – David Allen 
Here’s How: Build a trusted system (an external brain), and actively capture, clarify, and remind yourself of whatever you need to do at the 
time you need to do it. Here is my GTD (Getting Things Done) system and the three habits that allow my GTD system to be successful: 

Capture 
“There is no reason to ever have the same thought twice, unless you like having that thought…Anything you consider unfinished in any way 
must be captured in a trusted system outside your mind, or what I call a collection tool, that you know you’ll come back to regularly and sort 
through.”  ‐ David Allen 

Cue  Action 
Think of an idea, or  Capture the idea or action item in Evernote by using the Evernote app on smartphone.
action item. 
Note: I use Evernote, but you could use any other list‐making app on your smartphone. If you don’t carry a smartphone, carry a small 
notepad and pen to capture items. The tool you use doesn’t matter. What matters is how fast you can capture items. Capture ideas and 
actions in their undeveloped form. You’ll decide what to do with them during the next phase: processing. 

Process 
“You must clarify exactly what your commitment is and decide what you have to do, if anything, to make progress toward fulfilling it…You 
must use your mind to get things off your mind.”  ‐ David Allen 

Cue  Action 
Receive a daily  1. Open capture list within Evernote, look at one item at a time (starting from the top), and ask: “Do I want to 
calendar  act on this soon?”
notification at 4pm.  2a. If No: add item to the someday/maybe list or reference folder. If completely useless, delete it.
2b. If Yes: convert item to a next physical action, determine the outcome, and add outcome to the project list if 
it requires more than one action to complete. Then complete the next action item in 2‐minutes or less OR 
move it to an appropriate location (see table below).
Where I put my processed items: 
Reference List  Someday/Maybe List  Calendar  Follow‐up List  Next Action List(s)  Project List 
Location: Evernote  Location: Evernote  Location:  Location: Email  Location: Reminders  Location: 
Thought process:  Thought process: "I  Calendar iOS App  Thought process:  iOS app   Reminders iOS 
“This idea might be  might want to do  Thought process:  “It’s out of my  Thought process:  app 
useful one day but  this, but not  “I need to do this  hands but I  “Not time specific but  Thought Process: 
it’s not actionable  now…and I’d like to  at a certain time  should follow‐up  should get done as  “This is an 
at this time.”  be reminded of it  on a certain day.  on it soon.”  soon as possible or  outcome that 
I keep all  periodically.”  Otherwise I’ll  I use boomerang  when possible (in the  requires many 
documents and  Examples: Books to  miss my  in Gmail to send  right context).”  actions to be 
reference files in  read, recipes to try,  opportunity.”  an email to  Item format: action ‐  completed and I 
Evernote with the  movies to rent,  The calendar is  myself in the  item ‐ detail. Create  can’t forget that.” 
appropriate tags so  weekend trips to  sacred space.  future for all  separate lists for  Project = 
I can find them  take, web sites to  ONLY put time  follow‐ups.  different contexts:  something that 
when I need them.  surf.  specific items in  @home, @office,  requires many 
the calendar,  @store.  actions to be 
otherwise, you’ll  completed in a 
devalue all items.  year or less. 
Note: Never spend more than 2 minutes on any one item; clarify or complete each item in 2 minutes or less. 

Review 
 “The more complete the system is, the more you’ll trust it. And the more you trust it, the more you’ll be motivated to keep it…(each week) 
Get clean, clear, current, and complete.” – David Allen 

Cue  Action 
Receive a weekly  1. Spend 5 minutes writing a 3‐5 year vision: “What does a typical day to look like 3‐5 years from now?”
calendar  2. Review project list – delete complete or unnecessary projects, then prioritize the top 3
notification on 3pm  3. Review next action lists – delete completed or unnecessary actions, then prioritize the top 10
each Friday. 

www.ProductivityGame.com